System budżetowania w firmie transportowej
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pod firmą Pomorska Komunikacja Samochodowa została zawiązana w celu prywatyzacji bezpośredniej Przedsiębiorstwa Państwowej Komunikacji Samochodowej z siedzibą w Wejherowie.
Przedmiotem działalności Przedsiębiorstwa Państwowej Komunikacji Samochodowej z siedzibą w Wejherowie był przewóz osób w komunikacji miejskiej i międzymiastowej. Oprócz tego przedsiębiorstwo świadczyło szereg usług pomocniczych związanych z działalnością transportową tj. usług diagnostycznych, napraw pojazdów, sprzedaży paliw itd.
Wyniki finansowe przedsiębiorstwa za lata 1999-2001 nie napawają optymizmem. Wprawdzie przedsiębiorstwo w tym okresie wypracowywało zyski (ponad 800 tys. brutto w 1999 r., 500 tys. w 2000 r. i 300 tys. w 2001 r.) jednakże ich trend spadkowy wydawał się być procesem postępującym. Przyczyny takiego stanu dają się streścić w trzech zasadniczych grupach problemowych:
-
zmiana otoczenia zewnętrznego w tym w szczególności spadające zapotrzebowanie na usługi przewozowe, a także pojawienie się coraz liczniejszej konkurencji
-
brak programu odnowy taboru i przypadkowo realizowane inwestycje
-
wzrost wynagrodzeń nie znajdujący pokrycia w przychodach z działalności.
Remedium na tego rodzaju problemy miał się stać proces prywatyzacji przedsiębiorstwa poprzez jego sprzedaż inwestorowi zewnętrznemu. W toku późniejszych ustaleń, a w szczególności nacisku załogi przedsiębiorstwa przyjęto jednak formułę potocznie nazywaną leasingiem pracowniczym. Proces ten toczył się w się w okresie od sierpnia 2001 r. do końca lutego br.
W wyniku prywatyzacji Przedsiębiorstwa PKS w Wejherowie, Pomorska Komunikacja Samochodowa Sp. z o.o. przejęła do odpłatnego korzystania składniki majątku dawnego przedsiębiorstwa państwowego.
Proces prywatyzacji zostanie zakończony z chwilą całkowitej spłaty majątku Skarbu Państwa, co zostało rozłożone na okres 10 lat. Prywatyzacja w formie jaka dokonana została w stosunku do przedsiębiorstwa państwowego jest formą bardzo ryzykowną, bowiem spółka tworzona jest na bazie organizacyjnej i majątkowej istniejącego wcześniej przedsiębiorstwa. W ślad za prywatyzacją nie idą poważne środki na inwestycje, które zapewniłyby spółce konkurencyjność i utrzymanie dotychczasowej pozycji rynkowej. Dlatego też wraz z procesem prywatyzacji koniecznym było przyjęcie programu restrukturyzacji zmierzającego do poprawienia konkurencyjności działalności.
Jednym z narzędzi mającym pokazać rzeczywiste korzyści płynące z restrukturyzacji działalności jest system budżetowania aktualnie wdrażany w firmie.
System budżetowania.
Przystąpienie do wdrożenia procedury budżetowania w każdym przedsiębiorstwie powinno być poprzedzone procesem identyfikacji celów organizacji. Wprawdzie narzędzia budżetowania pomagają głównie w podejmowaniu decyzji krótkookresowych, jednakże dzieje się to w momencie kiedy są one już integralną częścią procesu podejmowania decyzji kierowniczych. W fazie projektowania i wdrażania systemu budżetowania należy przede wszystkim zidentyfikować cele średnio i długookresowe. W ślad za tym przyjęto, iż jednym z zasadniczych celów jest maksymalizacja bieżącej wartości przyszłych wpływów pieniężnych.
Realizacja celów długookresowych jest najtrudniejszym zadaniem w działaniu operacyjnym. Dynamiczny rozwój gospodarczy wiąże się ze wzrostem stopnia niepewności i ryzykiem popełniania błędów przy podejmowaniu decyzji zarządczych. System budżetowania umożliwia minimalizację tego stanu i związanego z nim ryzyka. Dzieje się tak dlatego, że proces budżetowania pomaga w skoncentrowaniu się na przyszłości, zachęca do przewidywania problemów i przygotowywania reakcji na nie. Proces ten przebiega w następujący sposób:
Budżety cząstkowe tworzone są przez poszczególnych kierowników działów, którzy do swej dyspozycji mają już zdefiniowane analityczne jednostki budżetowe. Analityczna jednostka budżetowa jest podstawową komórką będącą nośnikiem przychodów i kosztów.
W przedsiębiorstwie transportowym zdefiniowanie jednostek budżetowych powinno są koncentrować się wokół zadań przewozowych. Zadanie takie może być zdefiniowane w różny sposób, jednakże jego główną cechą w moim przekonaniu jest to, że w danej jednostce czasu absorbuje konkretne zasoby przedsiębiorstwa takie jak: pojazd i kierowca.
PKS Wejherowo świadczy usługi przewozów pasażerskich w komunikacji podmiejskiej jak i komunikacji miejskiej. W odróżnieniu od przewozów wykonywanych w komunikacji miejskiej, w komunikacji podmiejskiej oprócz usług przewozu świadczone są także usługi związane z zarządzaniem siecią autobusową.
Podział ten znajduje swoje odzwierciedlenie również w budżetach cząstkowych sporządzanych dla danej działalności przewozowej. Należy zauważyć, że dla każdego typu działalności przewozowej prawidłowo skonstruowane drzewo decyzyjne powinno uwzględniać specyfikę konkretnego przedsiębiorstwa przewozowego.
Dla potrzeb PKS Wejherowo podstawową analityczną jednostką budżetową w działalności komunikacji podmiejskiej jest grupa kursów połączona ze względów organizacyjnych i rozliczeniowych w taki sposób, że są one realizowane w danej jednostce czasu przez konkretne pojazdy i konkretnych kierowców. Przy czym dany pojazd i dany kierowca obsługuje w danym czasie tylko jedną zebraną w ten sposób grupę kursów. Taka właśnie grupa kursów stanowi zadanie przewozowe. Cechą charakterystyczną jest to, że w łatwy sposób można dokonać jego rozliczenia w danej jednostce czasu, zarówno od strony przychodów jak i kosztów. Co istotne informacja o kosztach bezpośrednich takich jak paliwo, czy wynagrodzenie kierowcy będzie informacją rzeczywistą wartościową a nie skalkulowaną dla danej jednostki przeliczeniowej.
Stanowi to odejście od dotychczas stosowanych metod badania rentowności przewozów w przedsiębiorstwach o podobnym profilu działalności. Rentowność wykonywanych zadań przewozowych ustalana były dla pewnych odcinków tras, zwanych liniami. W ramach jednej linii wykonywano kursy w ustalonych odstępach czasu. Następnie konsolidowano przychody, zaś koszty przeliczano stosując jedną z możliwych jednostek kalkulacyjnych takich jak: wozokilometr lub jednostka taboru. W rachunku pokryć finansowych dla potrzeb PKS Wejherowo takie kalkulacje przeliczeniowe są nadal stosowane głównie ze względu na informację o odchyleniach w przebiegu potoków pasażerskich, kalkulacja jednak nie wpływa zasadniczo na ocenę rentowności linii.
W komunikacji podmiejskiej wyodrębnienie zadań ma charakter z góry narzucony przez zleceniodawcę, którym jest Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni, dlatego też liczba i charakter zadań przewozowych jest znana z góry. Znana jest też wysokość możliwych przychodów, bowiem najem autobusów odbywa się tutaj zgodnie z wcześniej ustaloną stawką za 1 wozokilometr.
PKS Wejherowo prowadzi także działalność pomocniczą taką jak sprzedaż paliw, usługi naprawy pojazdów, diagnostyka pojazdów itd. Również dla tych działalności sporządzane są budżety cząstkowe.
Konsolidacja budżetów cząstkowych daje nam informację o wyniku finansowym brutto przedsiębiorstwa.
W oparciu o analityczne jednostki budżetowe powstaje drzewo decyzyjne, które jest narzędziem wspomagającym podejmowanie decyzji zarządczych w przedsiębiorstwie na bazie pokryć finansowych generowanych przez poszczególne części struktury przedsiębiorstwa. Do głównych zadań drzewa decyzyjnego należą: - dostarczanie informacji o wynikach częściowych przedsiębiorstwa na bazie wyników finansowych - uzyskanie informacji o niekorzystnych tendencjach w strukturze przedsiębiorstwa - dynamiczne dopasowanie struktury przedsiębiorstwa do zmieniających się warunków otoczenia - prowadzenie analizy wrażliwości wyniku przedsiębiorstwa na odchylenia w obszarach częściowych
Poszczególne poziomy pokrycia finansowego (PF) pozwalają śledzić informację o rentowności grup analitycznych jednostek budżetowych. Analiza odchyleń na poszczególnych poziomach pokrycia finansowego pozwala zidentyfikować wrażliwe miejsca struktury przedsiębiorstwa.
Dla potrzeb działalności PKS Wejherowo drzewo decyzyjne zbudowane zostało w następujący sposób przedstawiony poniżej.
|
